Министерство социальной политики
Нижегородской области

Адрес: г. Арзамас, улица 2-ая Вокзальная, 1А

Телефон (83147) 9-76-94, 6-28-57

E-mail: uszn40@soc.arz.nnov.ru

Об учреждении

Лето-2017

   

Карта сайта

В помощь специалисту

    Трудовой кодекс РФ>>
 ГОСТы

  • ГОСТ Р 6.30-2003>>
     Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
  • ГОСТ Р 51141-98>>
    Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
  • ГОСТ 50922-2006>>
    Защита информации. Основные термины и определения.
  • ГОСТ 6.10.4.-84>>
     Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения.
  • ГОСТ 6.10.5-87>>
     Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца.
  • ГОСТ 17914-72>>
     Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования.
  • ГОСТ Р 34.10-2001>>
     Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи.

Основные правила работы архивов>>

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей>>

Инструкция по заполнению трудовых книжек>>

 Общероссийские классификаторы:

 

 

 Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов, служащих>>

Производственный календарь на 2010 год>>


  "Денежная компенсация"

 Отгуляв 28 дней, работник написал заявление, чтобы выйти на работу, прервав отпуск, без удержания суммы начисленных отпускных. Возможно ли замена оставшейся части отпуска денежной компенсацией?
 

       В соответствии со статьей 114 ТК РФ работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Согласно статьей 122 ТК РФ работнику ежегодно должен предоставляться оплачиваемый отпуск. В соответствии со статьей 125 ТК РФ по соглашению сторон ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. Учитывая положения статьи 123 ТК РФ (о предоставлении оплачиваемых отпусков в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем не позднее, чем за две недели до наступления календарного года и обязательности графика отпусков как для работодателя, так и для работника) представляется, что соглашение о разделении отпуска на части должно быть достигнуто при составлении графика отпусков, в крайнем случае, перед предоставлением работнику отпуска.
       Трудовым кодексом РФ возможность досрочного выхода работника на работу из ежегодного оплачиваемого отпуска по желанию работника не предусмотрена. А вот работодателю такое право предоставлено. Так, согласно части второй статьи 125 ТК РФ работодатель имеет право отозвать работника из отпуска, но только с его согласия.
       В случае отзыва работника из отпуска, неиспользованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год (часть вторая статьи 125 ТК РФ).
       При предоставлении работнику неиспользованной части отпуска в другое время, расчетный период для исчисления отпускных меняется (согласно части четвертой статьи 139 ТК РФ расчетным периодом для оплаты отпуска являются 12 календарных месяцев, предшествующих отпуску), соответственно, работодатель обязан произвести перерасчет "отпускных". Таким образом, возможность прервать отпуск работника (отзыв из отпуска) предоставлена только работодателю при условии, что работник на это согласен.
       В случае отзыва из отпуска работнику производится перерасчет "отпускных".
     В дальнейшем работник имеет право написать заявление на замену части отпуска денежной компенсацией в соответствии со статьей 126 ТК РФ. Согласно части третьей статьи 125 ТК РФ запрещено отзывать из отпуска работников в возрасте до восемнадцати лет, беременных женщин и работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда. Согласно положениям части третьей ст. 125 ТК РФ, отзыв работника из отпуска не допускается, т.к. работник занят на работах с вредными условиями труда.
    Согласно ст. 126 ТК РФ при предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней. Замена части ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, является правом, а не обязанностью работодателя. Аналогичные разъяснения даны в Письме Минтруда РФ от 25 апреля 2002 г. N 966-10.
   При суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении ежегодного оплачиваемого отпуска на следующий рабочий год денежной компенсацией могут быть заменены часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части.
    Согласно части третьей ст. 126 ТК РФ не допускается замена денежной компенсацией ежегодного основного оплачиваемого отпуска и ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков беременным женщинам и работникам в возрасте до восемнадцати лет.


Дата приказа об отпуске

 

«Приказ о предоставлении отпуска работнику (форма Т-6) издается за сколько дней  до начала отпуска? Если издать его не менее чем за две недели до начала отпуска, будет ли это считаться надлежащим уведомлением работника о начале отпуска?»

 

       Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации  по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1, приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-6), составляется работником кадровой службы или уполномоченным им на это лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке (форма N Т-2 или N Т-2ГС(МС)), лицевом счете (форма N Т-54 или N Т-54а) и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме N T-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику".

       Как видно, Указания не содержат норм о сроке издания этого приказа и о сроке ознакомления работника с ним. Трудовой кодекс РФ также не указывает на эти сроки. В ст.123 ТК РФ лишь сказано, что о времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала. Причем законодатель не устанавливает форму такого извещения.

        Поэтому на  практике применяют несколько способов уведомления работника о начале отпуска. Либо работнику, не позднее чем за две недели до начала отпуска, вручается под роспись отдельное письменное уведомление, где он извещается о времени начала отпуска, либо также,  не позднее чем за две недели до начала отпуска, издают приказ о предоставлении отпуска работнику (форма Т-6) и знакомят с ним работника под роспись. Так как приказ (распоряжения) о предоставлении отпуска работнику (форма Т-6) содержит сведения о начале отпуска (реквизит с "__" _________ 20__ г. по "__" __________ 20__ г.), то такой порядок уведомления о начале отпуска признается надлежащим.

       Следует заметить, что хотя Указания и ТК РФ не содержат прямых указаний о сроке издания  приказа о предоставлении отпуска работнику, его все же необходимо издать до начала отпуска, причем не менее чем за три дня до его начала. Согласно Указаниям, на основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме N T-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику". А в силу ст.136 ТК РФ, оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала.

        Учитывайте это при определении даты издания приказа об отпуске.

 


 

Количество графиков отпусков 

 

       «Нужно ли составлять и утверждать единый график отпусков для всех работников одного работодателя или крупным предприятиям можно составлять отдельные графики отпусков для разных крупных подразделений? Мы составляем четыре графика отпусков – на каждый отдел. Не нарушает ли это закон?»

         Кадровой практике известен такой подход. В структурных подразделениях могут присутствовать графики отпусков работников этих подразделений. Однако, как следует из ст. 123 ТК РФ и Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (к постановлению Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1), график отпусков – сводный график отпусков всех работников одного работодателя.

          Таким образом, необходимо составлять и утверждать единый сводный график отпусков для всех работников одного работодателя.

          Для удобства строго на основании этого графика могут изготавливаться «неофициальные» графики отпусков для отдельных структурных подразделений работодателя и направляться в соответствующие структурные подразделения.

 


Работница вышла замуж и изменила фамилию. Достаточно ли в этом случае издать приказ о том, что с такого-то числа Лукьянову считать Шестаковой в связи с регистрацией брака? Нужно ли заключать с работницей дополнительное соглашение к трудовому договору в связи с изменением фамилии? Не грозит ли штраф за неправильное составление дополнительного соглашения? Как внести исправления в трудовую книжку? В каких еще документах нужно отразить изменение фамилии?

     Согласно ст.3 федерального закона «О персональных данных» от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «персональные данные - любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация».

Многие кадровые и бухгалтерские документы содержат персональные данные. Поэтому когда изменяются персональные данные работника, необходимо издание приказа о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные.

       Изданию приказа предшествует подача работником заявления с просьбой внести изменения в документы, содержащие персональные данные. К заявлению работник прикладывает копии документов, подтверждающих изменение персональных данных (паспорт, свидетельство о регистрации брака, свидетельство о расторжении брака, свидетельство об изменении фамилии ил имени, отчества, решение суда и др.). Подлинники этих документов работник предъявляет работодателю. Заявление необходимо подписывать прежней фамилией, ­поскольку работником организации является пока Лукьянова.

Далее следует издание приказа. Рекомендуемое название такого приказа - «Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника».

Формулировка вроде «С такого-то числа считать Лукьянову Шестаковой в связи с регистрацией брака…» неверна. Можно подумать, что без приказа работодателя Лукьянова не будет считаться Шестаковой? Шестаковой она считается на основании свидетельства о регистрации брака, а не на основании приказа своего работодателя.

         Также неверна формулировка – «внести изменения в персональные данные работника». Изменять персональные данные работника – это полномочие специальных государственных органов, а не кадровой службы работодателя. Кадровая служба лишь вносит изменения в документы, содержащие персональные данные, на основании документов об изменении персональных данных работников, выданных специальными государственными органами.

        На основании такого приказа будут вноситься изменения в трудовую книжку работника, личную карточку работника, лицевой счет работника и иные кадровые и бухгалтерские документы, содержащие персональные данные работника.

      Можно не  заключать с работником дополнительное соглашение к трудовому договору в связи с изменением фамилии и иных персональных данных. Такой вывод можно сделать из статьи 57 Трудового кодекса РФ. Согласно этой статье в содержание трудового договора входят сведения и условия. Фамилия, имя, отчество работника, сведения о документах, удостоверяющих личность работника, относятся к сведениям. Согласно ч.3 ст. 57 ТК РФ «недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора, а недостающие условия определяются приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон…». Аналогично следует поступать в случае изменения сведений, т.е. вносить изменения в текст трудового договора, и при этом заверять вновь внесенные сведения подписями сторон – работника и работодателя. Ст. 72 ТК РФ также подтверждает, что только при изменении условий трудового договора оформляется отдельное соглашение.

       Другое мнение, что дополнительное соглашение к трудовому договору должно заключаться в случае изменения работником фамилии и иных персональных данных. Сторонники этой позиции ссылаются тоже на статью 57 ТК РФ и указывают, что эта статья допускает внесение в текст трудового договора только недостающих сведений, а не измененных. Поэтому нельзя вносить изменения сведений о фамилии и иных персональных данных работников в текст трудового договора, а нужно подписывать дополнительное соглашение. Пока нет информации о том, что Гострудинспекция штрафует за составление дополнительного соглашения к трудовому договору в случае изменения персональных данных работника.

       С приказом о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные, знакомят под роспись всех заинтересованных лиц: самого работника, соответствующих работников кадровой службы и бухгалтерии.

       На основании приказа производится внесение необходимых изменений в документы, содержащие персональные данные работникам, полномочными сотрудниками работодателя.

 

       Изменение сведений о работнике в трудовой книжке.

 

      Пунктом 2.3 Инструкции установлены следующие правила внесения изменений в сведения о работнике в трудовой книжке:

     - изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату;

     - указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки;

    - одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные;

    - ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

    Записи об изменении фамилии надлежит делать не только на основании свидетельства, но и одновременно на основании паспорта.

     На практике новую фамилию пишут рядом с зачеркнутой, под зачеркнутой, над зачеркнутой, в зависимости от наличия свободного места.

 

      Изменение сведений о работнике в личной карточке.

 

      Существует несколько вариантов внесения таких изменений в личную карточку.

      Предположим, работница вышла замуж и изменила фамилию.

     Прежняя фамилия может быть зачеркнута одной  чертой, и справа можно указать новую фамилию. Кстати, именно поэтому в строке, предназначенной для указания фамилии, таковую обычно рекомендуют писать ближе к левому краю. Тогда остается место, чтобы новую фамилию указать правее. Также следует указать, на основании какого документа внесены изменения. Это можно сделать на поле личной карточки напротив строки, где зачеркнута прежняя фамилия и написана новая – «Свидетельство о регистрации брака II-МТ №115116 от  10.08.2005г.». Данную запись здесь же кадровик заверяет своей подписью и проставляет дату внесения изменений.

        Если справа места нет, то новую фамилию можно написать сверху.

      Сведения о документе, подтверждающем изменение фамилии, и заверительная подпись кадрового работника могут быть указаны также в разделе Х личной карточки «Дополнительные сведения».

Еще один вариант – это распечатка страницы личной карточки с внесенными изменениями или дополнительными строками под графой для внесения изменений. При этом на старой странице делается отметка о том, что произведена замена страницы в связи с изменением фамилии. На новой странице также отражается факт замены.

       Аналогичные рекомендации можно дать по поводу изменения других сведений о работнике.

     Не забудьте поменять страховое пенсионное свидетельство, свидетельство о постановке на учет в налоговом органе, полис обязательного медицинского страхования.

 


Скажите, пожалуйста, действует ли сейчас разъяснение Министерства труда Российской Федерации от 29 декабря 1992 г. N 5 "О некоторых вопросах, возникающих в связи с переносом выходных дней, совпадающих с праздничными днями"?

 

 Это разъяснение признано утратившим силу Приказом Минздравсоцразвития РФ от 13 августа 2009 г. N 588н. (Зарегистрировано в Минюсте РФ 28 сентября 2009 г. N 14900)
Ссылка:

 

МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ
от 13 августа 2009 г. N 588н

 

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА
ИСЧИСЛЕНИЯ НОРМЫ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ НА ОПРЕДЕЛЕННЫЕ
КАЛЕНДАРНЫЕ ПЕРИОДЫ ВРЕМЕНИ (МЕСЯЦ, КВАРТАЛ, ГОД)
В ЗАВИСИМОСТИ ОТ УСТАНОВЛЕННОЙ ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТИ
РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ В НЕДЕЛЮ

 

В соответствии со статьей 91 Трудового кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 1 (часть I), ст. 3; N 30, ст. 3014, 3033; 2003, N 27 (часть I), ст. 2700; 2004, N 18, ст. 1690; N 35, ст. 3607; 2005, N 1 (часть I), ст. 27; N 19, ст. 1752; 2006, N 27, ст. 2878; N 52 (часть I), ст. 5498; 2007, N 1 (часть I), ст. 34; N 17, ст. 1930; N 30, ст. 3808; N 41, ст. 4844; N 43, ст. 5084; N 49, ст. 6070; 2008, N 9, ст. 812; N 30 (часть I), ст. 3613; N 30 (часть II), ст. 3616; N 52 (часть I), ст. 6235, 6236; 2009, N 1, ст. 17, 21) приказываю:

 

1. Утвердить прилагаемый Порядок исчисления нормы рабочего времени на определенные календарные периоды времени (месяц, квартал, год) в зависимости от установленной продолжительности рабочего времени в неделю.

 

2. Признать утратившими силу:
разъяснение Министерства труда Российской Федерации от 29 декабря 1992 г. N 5 "О некоторых вопросах, возникающих в связи с переносом выходных дней, совпадающих с праздничными днями" и Постановление Министерства труда Российской Федерации от 29 декабря 1992 г. N 65 об утверждении этого разъяснения (зарегистрированы в Министерстве юстиции Российской Федерации 5 января 1993 г. N 115);
разъяснение Министерства труда Российской Федерации от 17 января 1994 г. N 1 "О некоторых вопросах, возникающих в связи с переносом дней отдыха со вторника 4 января 1994 года на пятницу 31 декабря 1993 года" и Постановление Министерства труда Российской Федерации от 17 января 1994 г. N 3 "Об утверждении разъяснения "О некоторых вопросах, возникающих в связи с переносом дней отдыха со вторника 4 января 1994 года на пятницу 31 декабря 1993 года", о внесении изменений в разъяснение Министерства труда Российской Федерации от 29 декабря 1992 г. N 5 и о признании утратившим силу Постановления Министерства труда Российской Федерации от 13 декабря 1993 г. N 177 "Об утверждении разъяснения "О порядке определения месячных тарифных ставок из расчета установленных часовых тарифных ставок" (зарегистрированы в Министерстве юстиции Российской Федерации 25 января 1994 г. N 468);
разъяснение Министерства труда Российской Федерации от 25 февраля 1994 г. N 4 "О продолжительности работы в выходной день, перенесенный в связи с праздником на рабочий день" и Постановление Министерства труда Российской Федерации от 25 февраля 1994 г. N 19 об утверждении этого разъяснения (зарегистрированы в Министерстве юстиции Российской Федерации 1 марта 1994 г. N 502).

Министр
Т.ГОЛИКОВА

 

 

Утвержден
Приказом
Министерства здравоохранения
и социального развития
Российской Федерации
от 13 августа 2009 г. N 588н

 

ПОРЯДОК
ИСЧИСЛЕНИЯ НОРМЫ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ НА ОПРЕДЕЛЕННЫЕ
КАЛЕНДАРНЫЕ ПЕРИОДЫ ВРЕМЕНИ (МЕСЯЦ, КВАРТАЛ, ГОД)
В ЗАВИСИМОСТИ ОТ УСТАНОВЛЕННОЙ ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТИ
РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ В НЕДЕЛЮ

 

1. Норма рабочего времени на определенные календарные периоды времени исчисляется по расчетному графику пятидневной рабочей недели с двумя выходными днями в субботу и воскресенье исходя из продолжительности ежедневной работы (смены):

 

при 40-часовой рабочей неделе - 8 часов;

 

при продолжительности рабочей недели менее 40 часов - количество часов, получаемое в результате деления установленной продолжительности рабочей недели на пять дней.

 

Продолжительность рабочего дня или смены, непосредственно предшествующих нерабочему праздничному дню, уменьшается на один час.

 

В соответствии с частью 2 статьи 112 Трудового кодекса Российской Федерации при совпадении выходного и нерабочего праздничного дней выходной день переносится на следующий после праздничного рабочий день.

 

В тех случаях, когда в соответствии с решением Правительства Российской Федерации выходной день переносится на рабочий день, продолжительность работы в этот день (бывший выходной) должна соответствовать продолжительности рабочего дня, на который перенесен выходной день.

 

Исчисленная в таком порядке норма рабочего времени распространяется на все режимы труда и отдыха.

 

Таким образом, норма рабочего времени конкретного месяца рассчитывается следующим образом: продолжительность рабочей недели (40, 39, 36, 30, 24 и т.д. часов) делится на 5, умножается на количество рабочих дней по календарю пятидневной рабочей недели конкретного месяца и из полученного количества часов вычитается количество часов в данном месяце, на которое производится сокращение рабочего времени накануне нерабочих праздничных дней.

 

В аналогичном порядке исчисляется норма рабочего времени в целом за год: продолжительность рабочей недели (40, 39, 36, 30, 24 и т.д. часов) делится на 5, умножается на количество рабочих дней по календарю пятидневной рабочей недели в году и из полученного количества часов вычитается количество часов в данном году, на которое производится сокращение рабочего времени накануне нерабочих праздничных дней.

 

 

2. Перенос выходных дней, совпадающих с нерабочими праздничными днями, предусмотренный частью 2 статьи 112 Трудового кодекса Российской Федерации, осуществляется работодателями, применяющими различные режимы труда и отдыха, при которых работа в праздничные дни не производится. Такой порядок переноса выходных дней, совпадающих с нерабочими праздничными днями, в равной степени относится к режимам работы как с постоянными фиксированными по дням недели выходными днями, так и со скользящими днями отдыха.
У работодателей, приостановка работы у которых в нерабочие праздничные дни невозможна по производственно-техническим и организационным условиям (например, непрерывно действующее производство, ежедневное обслуживание населения и др.), перенос выходных дней, предусмотренный частью 2 статьи 112 Трудового кодекса Российской Федерации, не осуществляется.
 

 


       Правительство РФ приняло постановление от 31 октября № 869 о переносе выходных дней в 2010 году. Текст документа размещен на сайте Кабинета министров. Согласно постановлению, в следующем году переносятся выходные дни с субботы 27 февраля на понедельник 22 февраля и с субботы 13 ноября на пятницу 5 ноября. Благодаря переносу выходных в феврале 2010 года россияне будут отдыхать с субботы 20 февраля по вторник 23 февраля. А в ноябре 2010 года − с четверга 4 ноября по воскресенье 7 ноября. Постановление подписал председатель правительства Владимир Путин.

 

Подскажите, предыдущий кадровик сделал запись о переводе на другую должность в разделе Сведения о награждениях, т.к. закончилось место в разделе Сведения о работе. Что я должна сделать в таком случае?

 

       Кадровиком был нарушен порядок ведения трудовых книжек, который установлен  Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225. Нарушение данного порядка заключается в том, что все записи в трудовой книжке должны производиться в соответствующих разделах. Либо в разделе «Сведения о работе», либо в разделе «Сведения о награждении» (титульный лист заполняется отдельно). Так как запись о переводе должна быть сделана в разделе «Сведения о работе», то мы считаем, что допущенную ошибку необходимо исправить.

        Порядок внесения исправлений также утвержден Правительством РФ.

       Согласно п.30 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225), в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается.

       Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей.

       Поэтому запись о переводе, внесенную в раздел «Сведения о награждении» необходимо признать недействительной, а правильную запись внести уже в раздел «Сведения о работе». То, что данный раздел в трудовой книжке работника уже закончился, служит основанием для заведения вкладыша в трудовую книжку.

        Согласно п.38, 39 тех же Правил, в случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью "Выдан вкладыш" и указывается серия и номер вкладыша.

 


Возможен ли по трудовому законодательству отпуск на один день?

 

   Трудовым законодательством предусмотрено несколько видов отпусков. Некоторые из них возможно предоставить продолжительностью в один день. Это отпуск без сохранения заработной платы или часть ежегодного оплачиваемого отпуска.

    Отпуск без сохранения заработной платы. Согласно ст.128 ТК РФ, по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется по соглашению между работником и работодателем. Поэтому, если работник и работодатель пришли к соглашению о том, что работнику будет предоставлен отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью один день, то это будет отвечать требованиям закона.

    Ежегодный оплачиваемый отпуск. В соответствии со ст.125 ТК РФ, по соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней. Поэтому, если работник и работодатель пришли к соглашению о том, что ежегодный оплачиваемый отпуск будет делиться на части и одна из таких частей будет продолжительностью в один день, то это также допустимо со стороны закона.

    Следует заметить, что любой отпуск, в том числе продолжительностью в один день, следует оформлять приказом по утвержденной форме. Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации  по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1, Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма Т-6) и Приказ (распоряжение) о предоставление отпуска работникам (форма Т-6а) применяются для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику(ам) в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации, трудовым договором.

  


 Кадровое делопроизводство
 

 

Какая ответственность предусмотрена при нарушении норм архивного законодательства, регулирующего порядок и сроки хранения кадровых документов?

 

       Любой субъект хозяйственной деятельности обязан хранить документы, связанные с его деятельностью. Эта обязанность установлена статьей 17 Федерального закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон № 125-ФЗ).
       Так, организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частью 1 статьи 23 Закона № 125-ФЗ.
       В настоящее время порядок и сроки хранения кадровых документов регламентируются:

  • в «Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденном Росархивом 06.10.2000 г., и
  • в «Перечне типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения», утверждена Главным архивным управлением СССР 15.08.1988 г.

       В соответствии со статьей 27 Закона № 125-ФЗ за нарушение законодательства, в том числе за уничтожение документов в нарушение установленных Перечнями сроков хранения документов должностные лица и граждане несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.
       Административная ответственность предусмотренная статьей 13.20. КоАП РФ. Она предусматривает негативные последствия для тех, кто нарушает правила хранения, комплектования, уничтожения или использования архивных документов – на усмотрение контролирующих органов по отношению к виновному лицу возможны:

  • предупреждение или
  • наложение административного штрафа:
  • на граждан - в размере от 100 до 300 рублей;
  • на должностных лиц — от 300 до 500 рублей.

       Согласно части 1 статьи 325 УК РФ похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов, штампов или печати, совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности, наказываются штрафом в размере до 200 000 рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев. Также нарушителя могут приговорить к исправительным работам на срок до 2 лет или арестовать на срок до 4 месяцев. Кроме того, преступника могут лишить свободы на срок до 1 года.
       Гражданско-правовая ответственность за нарушение норм архивного законодательства, регулирующих порядок и сроки хранения кадров документов, возлагается на виновных лиц в случае причинения данными противозаконными действиями вреда гражданам. Виновные в этом лица определяются исключительно в судебном порядке, так же как им возлагаемой на них ответственности.

 

Какая ответственность предусмотрена при нарушении норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работника?

 

       26 января 2007 г. вступил в действие Федеральный закон «О персональных данных», который ужесточил требования законодательства к обработке документов по личному составу.
       Согласно новому закону персональные данные включают:

  • биографические сведения гражданина,
  • сведения о его образовании, специальности,
  • занимаемой должности,
  • наличии судимостей,
  • адрес места жительства, домашний телефон,
  • состав семьи,
  • место работы или учебы членов семьи и родственников,
  • характер взаимоотношений в семье,
  • размер заработной платы,
  • содержание трудового договора,
  • состав декларируемых сведений о наличии материальных ценностей содержащихся в декларации, подаваемой в налоговую инспекцию и т.п.

       Таким образом, в персональные данные включается весьма разнообразная информация о семейном, социальном, имущественном положении человека. Подавляющая часть персональных данных содержится в документах по личному составу.
Собственниками персональных данных являются физические лица:

  • граждане Российской Федерации,
  • иностранные граждане и
  • лица без гражданства, находящиеся на территории Российской Федерации, к личности которых относятся соответствующие персональные денные.

        А работодатель в этом случае признается оператором персональных данных, который осуществляет их сбор, обработку и хранение. Подобные сведения являются конфиденциальной информацией, то есть информацией строго ограниченного доступа. Персональные данные работника накапливаются по месту его работы и содержатся в т.ч. в кадровой документации, например:

  • личные дела и трудовые книжки;
  • документы, возникающие при оформлении трудовых правоотношений (при решении вопросов о приеме на работу, переводе, увольнении, поощрении и тому подобном);
  • документы по анкетированию, тестированию и тому подобные;
  • приказы (распоряжения) по личному составу;
  • документация по аттестации сотрудников, служебным расследованиям и тому подобному;
  • учетная документация (картотеки, книги, журналы и другие);
  • аналитическая и справочная документация, как используемая руководством, так и выдаваемая работникам для представления в заинтересованные органы;
  • отчетная документация, передаваемая в государственные органы статистики, налоговые органы и другие учреждения.

       В Трудовом кодексе РФ есть статья 90, которая предусматривает ответственность за нарушение правил работы с персональными данными работника. Лица, виновные в нарушении правил получения, обработки и защиты персональных данных, привлекаются к:

  • дисциплинарной,
  • материальной,
  • административной и
  • уголовной ответственности.

       Обязанности по сбору, обработке, хранению персональных данных закреплены в статье 18 Федерального закона от 27.07.2006 г. №152-ФЗ «О персональных данных» (далее - Закон № 152-ФЗ). Все это делает оператор (работодатель). Он обязан за счет собственных средств обеспечить безопасность персональных данных (меры, которые он должен предпринять, установлены статьей 19 Закона № 152-ФЗ).
       Обратите внимание! К ответственности, помимо работодателей, могут быть привлечены только те работники, которые в соответствии с условиями своих трудовых договоров и должностных инструкций обязаны были соблюдать правила работы с персональными данными. То же относится и к работникам, ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.
       К сотруднику, ответственному за хранение персональной информации работников, работодатель вправе применить одно из дисциплинарных взысканий, предусмотренных статьей 192 ТК РФ, в частности:

  • замечание,
  • выговор или
  • увольнение.

       Конечно, чтобы уволить нарушителя, должно быть четкое основание в виде однократного грубого нарушения работником трудовых обязанностей.
       Гражданский кодекс РФ предусматривает защиту нематериальных благ граждан, включая неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, честь, доброе имя и деловую репутацию. Соответственно, за распространение сведений, порочащих честь, достоинство и деловую репутацию работника, ему полагается денежная компенсация морального вреда ил имущественного ущерба (статьи 150—152 ГК РФ).
       Это подтверждается и в главе 3 Закона № 152-ФЗ: возмещение убытков и/или компенсация морального вреда полагаются пострадавшему работнику в судебном порядке.
       Уголовная ответственность за преступления, нарушающие права и свободы граждан, предусмотрена Уголовным кодексом РФ. Таким преступлением является, например, незаконное собирание или распространен сведений о частной жизни лица, составляющих его личную или семейную тайну, без его согласия либо распространение этих сведений в публичном выступлении, публично демонстрирующемся произведении или средств массовой информации. Статья 137 УК РФ устанавливает наказание за преступление:

  • штраф в размере до 200 000 рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев,
  • либо обязательные работы на срок от 120 до 180 часов,
  • либо исправительные работы на срок до одного года,
  • либо арест на срок до четырех месяцев.

При этом те же деяния, совершенные лицом с использованием своего служебного положения, наказываются:

  • штрафом в размере от 100 000 до 300 000 рублей или в размере работной платы или иного дохода осужденного за период от 1 года до 2 лет;
  • либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от 2 до 5 лет;
  • либо арестом на срок от 4 до 6 месяцев.

 

Какая ответственность предусмотрена при нарушении установленного законодательством порядка ведения хранения, учета и выдачи трудовых книжек?

 

       Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках».
       Согласно пункту 45 указанного документа ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. При этом ответственность за ведение, хранение, учет, выдачу трудовых книжек несет и специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. Это означает, что руководитель, который не назначил ответственных за ведение и хранение трудовых книжек лиц или не создал необходимых условий для обеспечения их сохранности, сам отвечает перед работником за утрату или порчу этого документа.
       Необходимые условия для хранения трудовых книжек — это сейфы, несгораемые шкафы, которые должны стоять в бухгалтерии либо в кабинете отдела кадров, в канцелярии.
       За нарушение установленного порядка должностные лица несут материальную и административную ответственность.

       Материальная ответственность предусмотрена за следующие нарушения. Если работодатель причинил работнику моральный вред своими неправомерными действиями или бездействием, то сумма ущерба возмещается работнику в денежной форме в размерах, определяемых соглашением сторон трудового договора (статья 237 ТК РФ). А в случае возникновения спора решение по этому вопросу принимает суд (сумма возмещения морального вреда в этом случае взыскивается в пользу работника независимо от подлежащего возмещению возможного имущественного ущерба). К таким неправомерным действиям (бездействию) относится в том числе внесение в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника.
       За все случаи незаконного лишения работника возможности трудиться работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок (статья 234 ТК РФ). К упомянутым случаям относится задержка работодателем выдачи уволившемуся работнику трудовой книжки.
       Административная ответственность, предусмотренная статьями 5.27 и 13.20 КоАП РФ, наступает за нарушение правил ведения и хранения трудовых книжек и Инструкции по заполнению трудовых книжек.
В соответствии со статьей 13.20 КоАП РФ нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 рублей; на должностных лиц - от 300 до 500 рублей.

 

Какие кадровые документы должны быть в Учреждении?

 

       Основное нарушение, которое чаще всего допускается в кадровом делопроизводстве, — это отсутствие или неправильное ведение обязательной кадровой документации. За такую провинность предусмотрена административная ответственность, установленная в пункте 1 статьи 5.27 КоАП РФ. Так, за нарушение законодательства о труде и об охране труда налагается штраф: на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 рублей, на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток. Оштрафовать могут, например, руководителя, главного бухгалтера, начальника отдела кадров, специалиста, в должностные обязанности которого входит оформление трудовых книжек или иных кадровых документов. При этом наложение штрафа на работодателя не исключает, а дополняет наложение штрафа на виновное должностное лицо!
       Частью 2 статьи 5,27 КоАП РФ установлено, что если должностное лицо повторно совершило аналогичное нарушение трудового законодательства, за которое уже подвергалось административному наказанию, то оно может быть дисквалифицировано на срок от 1 года до 3 лет. Административное наказание в виде дисквалификации назначается судьей, а не контролирующими органами. В этом случае дисквалифицированное лицо лишается права занимать руководящие должности (статья 3.11 КоАП РФ).
       Весь комплекс кадровых документов можно разделить на два вида:

  • обязательные кадровые документы, наличие которых прямо предусмотрено трудовым законодательством для всех работодателей;
  • факультативные кадровые документы, перечень и порядок ведения которых определяет сам работодатель. Факультативные кадровые документы носят рекомендательный характер, они также содержат нормы трудового права и необходимы для регламентации трудовых отношений.

К обязательным документам, которые, прежде всего, проверяют инспекторы федеральной инспекции труда, относятся:

  • штатное расписание (статья 57 ТК РФ);
  • трудовые договоры (ст. 56 и 67 ТК РФ);
  • трудовые книжки (ст. 66 ТК РФ);
  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
  • правила внутреннего трудового распорядка (статьи 56, 189, 190 ТК РФ);
  • документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (статья 86, 87, 88 ТК РФ);
  • график сменности (статья 103 ТК РФ);
  • график отпусков (статья 123 ТК РФ);
  • приказы по личному составу;
  • личная карточка;
  • правила и инструкции по охране труда. Работодатель обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда, правила и инструкции по охране труда должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников (статья 212 ТК РФ);
  • медицинские книжки работников.

К факультативным кадровым документам можно отнести:

  • положения о структурных подразделениях;
  • положения о персонале;
  • должностные инструкции.
  • положение об аттестации работников и другие.

Обратите внимание: некоторые факультативные документы могли стать обязательными при наличии определенных условий, например:

  • если в трудовом договоре не закреплены должностные обязанности и права работника, то должностные инструкции становятся обязательными документами. Это утверждение справедливо и положения об оплате труда работников;
  • если в организации есть работники с ненормированным рабочим днем, то должен быть составлен перечень должностей и работников;
  • коллективный договор обязателен, когда о нем достигнута договоренность между работниками и работодателем и при наличии представительного органа работников;
  • если в организации работают материально ответственные лица, то должны быть оформлены договоры о полной индивидуально-материальной ответственности этих работников.

 

Какова ответственность за нарушения в кадровом делопроизводстве? Кто может проверить кадровые документы в Учреждении?

 

   Согласно трудовому законодательству работодатели обязаны вести кадровую документацию в установленном порядке. Отсутствие обязательной кадровой документации, ведение и наличие которой прямо предписано Трудовым кодексом РФ, относится к случаям нарушения законодательства о труде.

     При отсутствии кадровой документации или несоблюдении требований по ее ведению могут быть привлечены к ответственности не только руководители, но и иные должностные лица организаций.

      Согласно статье 353 ТК РФ основным органом, осуществляющим государственный надзор и контроль за соблюдением трудового законодательства, является федеральная инспекция труда. Инспекторы имеют полное право запрашивать и получать от работодателей и их представителей, органов исполнительной власти и органов местного самоуправления документы, объяснения, информацию, необходимые для выполнения надзорных и контрольных функций, в том числе кадровые документы, трудовые договоры, трудовые книжки. Об этом говорится в статье 357 ТК РФ.

     Порядок документирования трудовых отношений в организации могут проверить представители налоговых органов и в случае выявления нарушений организацию и (или) ее должностных лиц могут привлечь к ответственности за совершение налогового правонарушения. Не стоит забывать и про сотрудников Федеральной службы по надзору за соблюдением законодательства в сфере массовых коммуникаций и охране культурного наследия (Росохранкультура). Ее представители контролируют соблюдение законодательства об архивном деле (в частности, соблюдение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, включая документы по личному составу).

      Сотрудники санэпидемстанции могут проверить наличие медицинских книжек у работников.

     Обратите внимание: перечень документов, которые могут быть истребованы при проверке, должен определяться с учетом требований статьи 8 Федерального закона от 08.08.2001 г. № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)». Контролеры не могут требовать документы, информацию, образцы (пробы) продукции, если они не являются объектами мероприятий по контролю и не относятся к предмету проверки. Существует специальный документ — распоряжение или приказ о проведении мероприятия, — в котором в обязательном порядке должны быть указаны:

  • цели, задачи и предмет проверки, а также
  • правовые основания ее проведения, в том числе нормативные правовые акты, обязательные требования которых подлежат проверке.

 

     Указанное распоряжение (приказ) инспектор обязан предъявить, приходя в организацию для проверки.

 


  Работник отказывается писать заявление на отпуск

 

Если работник идёт в отпуск по графику и отказывается написать заявление на этот самый отпуск - каковы действия кадрового работника?

 

   График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника (ст.123 ТК РФ). Поэтому если работник идет в ежегодный оплачиваемый отпуск согласно утвержденному графику отпусков, то наличие или отсутствие заявления работника не должно повлиять на предоставление данного отпуска. В данном случае работодатель должен выполнить ряд законодательных предписаний и отпустить работника в отпуск. Эти предписания сводятся к следующему:

 

1. О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала (ст.123 ТК РФ).

 

2. Оформляют приказ о предоставлении отпуска работнику (форма Т-6). Данный приказ составляется работником кадровой службы или уполномоченным им на это лицом, подписывается руководителем учреждения или уполномоченным им на это лицом, объявляется работнику под расписку.

      На основании приказа о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке (форма N Т-2), графике отпусков (форма N Т-7), лицевом счете (форма N Т-54 или N Т-54а) и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме N T-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику" (Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1).

 

3. Оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала (ст.136 ТК РФ).

 


В помощь специалисту

 

     Первое знакомство с организацией происходит при помощи полученного от нее письма. И именно оно производит первое впечатление. Как говорится, «встречают по одежке, а провожают по уму». Так, оформление письма и будет в этом случае той самой «одежкой», по ко­торой вас встретят. Можно сказать, что письма являются частью «общего имиджа» организации. А некоторые ошибки, допущенные в письме, могут вызвать даже негативное отношение к автору документа.

 

Письмо не содержит реквизита «отметка об исполнителе»

 

     На служебных письмах принято оформлять реквизит «отметка об исполнителе». Он позволяет в случае необходимости быстро связаться с исполнителем, который готовил письмо и хорошо знает все нюансы вопроса, может предоставить всю интересующую информацию. В «отметке об исполнителе» указывают именно сотрудника, который готовил письмо (а не просто печатал текст) вместе с его контактным телефоном.

     Фамилия и номер служебного телефона исполнителя на документах располагаются в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа. Данный реквизит печатается шрифтом меньшим, чем размер шрифта основного текста».

 

Письмо-ответ или письмо-подтверждение не содержит реквизита «ссылка на регистрационный номер и дату документа»

 

     В письмах-ответах и письмах-подтверждениях принято указывать, на основании какого документа создано письмо. Два варианта оформления: в тексте письма (например, «на Ваше письмо от 20 апреля 2009г. № 100...»), в составе реквизита «ссылка на регистрационный номер и дату документа», последний вариант предпочтительнее. Размещение сведений об инициирующем письме в отдельном реквизите позволяет визуально выделить эти данные и облегчить обработку поступающего документа.

 

На письме не оформлен реквизит «заголовок»

 

     Наличие реквизита «заголовок» облегчает не только регистрацию, но и поиск нужного письма среди документов, находящихся на исполнении. Ознакомившись с заголовком и не читая всего текста, можно получить представление о содержании документа. Без заголовка разрешается подготавливать только короткие письма, распечатанные на бланке формата А5. Заголовок должен составляться сотрудником, который осуществлял подготовку текста письма. Данный реквизит включает краткое содержание письма и отвечает на вопрос «О чем (о ком)?», например: «О невыполнении договора от 18.02.2009 № 45/65». Заголовок должен занимать не более пяти строк, печататься без кавычек и не подчеркиваться, начинаться с прописной буквы и заканчиваться без использования точки.

 

Ошибки в написании адресата

 

     Наименование организации указывается в именительном падеже, наименование должности и фамилия адресата - в дательном. При этом при адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией. При адресовании документа физическому лицу инициалы указывают после фамилии.

     В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

 

Неправильное оформление реквизита «подпись»

 

     Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подпи­савшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машино­писным способом, например: «и.о.», «зам»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

     В конце текста перед подписью возможно проставление слов "С уважением" (пишутся с прописной буквы, выравниваются по левому краю, запятая после них не ставится).

 

Особенности гарантийных и финансовых писем

 

     Данные письма должны подписывать два лица: руководитель органи­зации и главный бухгалтер. При этом подпись главного бухгалтера должна располагаться ниже подписи руководителя организации. Кроме того, на таких документах (в отличие от писем иного содер­жания) обязательно должен проставляться оттиск печати. Он заверяет подлинность подписи должностных лиц на документах, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

     Отметим здесь также, что встречается и другая крайность: оттиск печа­ти ставят на всех письмах. В этом случае юридическая сила письма не будет нарушена, зато будет показано незнание элементарных правил оформления писем. Итак, оттиск печати нужно ставить только на гарантийных письмах и письмах финансового содержания!

 


 

 

 


 

Создание сайта ·  SolarTime